En esta ocasión quiero llevar a cabo una contribución enfocada en uno de los aspectos que desde mi personal punto de vista es uno de los más relevantes independientemente del rol que llevemos acabo en cualquier función personal o profesional indistintamente del ámbito en el que nos desarrollemos. Me refiero a la correcta coordinación de esfuerzos de una persona o un equipo en cada actividad de día a día con la intención de llevar mayormente los resultados de ella, en el camino de ser completada como fue concebida en términos de tiempo y forma.
No es mi intención profundizar o debatir en la factibilidad o viabilidad de la tarea en sí misma, este aspecto debe ser revisado previamente.
Voy a utilizar indistintamente "actividad" o "proyecto" bajo el supuesto que puede aplicar de acuerdo al contexto que se quiere aplicar.
Lo realmente importante al momento de planear la ejecución de una actividad en un plan de 4 pasos:
Paso 1.- Definir claramente a los involucrados en la actividad o proyecto (y más importante aún, que sea de su conocimiento y se comprometan con ello).
Paso 2.- Clarificar los entregables de la actividad por cada individuo en términos de calidad, forma y tiempo en el que deben estar completados.
Paso 3.- Acordar las fechas de revisión preliminar (más de 1 revisión recomiendo) para asegurar que todos los integrantes de la actividad (equipo), están en tiempo y sus entregables esperados tienen el nivel de profundidad esperado (calidad), así como comunicar al resto, cualquier aspecto que le involucre a alguno de los miembros del equipo y debe considerar en el desarrollo de su asignación dentro de la actividad o proyecto.
Paso 4.- Finalmente, acordar las herramientas de trabajo (informáticas comúnmente) a utilizar por el equipo para evitar desperdicios de tiempo en la logística de cada entregable o retrabajos derivados de actividades tales como la consolidación en un solo archivo o formato de la información a presentar, la revisión de las múltiples versiones de documentos para adivinar cual es la correcta y demás situaciones de bajo valor y que provocan un enorme caos, desorden y falta de profesionalismo al provocar el efecto "cada quién lo hizo como quiso y cuando quiso".
Figura.- Plan de 4 pasos
Lo que regularmente funciona:
- Llevar a cabo una rápida reunión con todos los involucrados antes de ejecutar cualquier actividad y acordar el desarrollo del plan de 4 pasos.
- Mantenerse todos comunicados de cualquier acontecimiento a lo largo del ciclo del plan de 4 pasos. como parte de la definición de las herramientas informáticas que usará el equipo, debe acordarse la forma en como se mantendrán comunicados (hoy día crear un grupo en Whatsapp es una de las maneras más eficientes y simples para este fin).
- Ponerse de acuerdo todo el equipo asignado a la actividad, en lo que se va a decir y cómo se va a decir al presentar la actividad o proyecto.
- La autoelección de un lider de la actividad que este al tanto de que todo el equipo cumpla sus objetivos.
Lo que regularmente no funciona y provoca el caos:
- Tratarse de ponerse de acuerdo únicamente por medios no presenciales (mensajes, correo electrónico, en el pasillo, etc).
- Ser demasiado proactivo y no respetar los acuerdos tomados por el equipo completo por considerar que no son correctos o simplemente por estar en desacuerdo (esta actitud cae en la arrogancia y frecuentemente provoca una reacción opuesta en el ánimo y unión del equipo a la que pudo pensar la persona que rompió los acuerdos).
- Subestimarse el tiempo que cada miembro del equipo debe dedicar a la actividad ya que generalmente se da cuenta tardíamente la persona que es insuficiente el tiempo que dejó y regularmente hasta el final para sus entregables.
- No atender con el debido nivel de profundidad la actividad encomentada y hacer algo que resulte muy básico, simplista, vago y que termine no sirviendo y desentonando con el resto del trabajo bien hecho.
¿En que nos puede ayudar lo anterior?, bueno si eres observador, es una de tantas tecnicas que aportarán su granito de arena en la construcción de equipos autodirijidos como lo propuso Ken Blanchard en décadas pasadas a través de su teoría de "Empowerment". Como líderes es una valiosa herramienta ya comunicada y facultada en nuestros colaboradores para evitar hacer micro-management (y tener que estar presente en todas las juntas de todos los proyectos) y con ello lograr un más rápido crecimiento y adquisición de experiencia de todos.
Ojalá les sirva!.
